事无巨细面面俱到的意思-事无巨细与面面俱到区别
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2.办公室主任该做什么?
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办公室主任该做什么?
一、是上传下达的
办公室主任的位置很重要,这话既不是弄虚作假,也不是故弄玄虚,更不是无中生有。领导与员工尽管是上下级关系,在一个锅里面吃饭,应该同呼吸共命运,但人分三六九等,你千万别指望人家领导与员工平起平坐的。既然这种关系很微妙,中间就必须有个人充当润滑剂或者缓冲的作用,因此办公室主任的岗位就诞生了。自从设立了这个位置之后,没有哪个领导主动提出要减掉这个编制,这就充分说明办公室主任的重要性了。
办公室主任具体是干什么的?这就应该根据单位的特点因人而异,因事而定,不能划框框,定规矩。俗话说:万变不离其宗。但办公室主任的职责是大同小异的,首先是做好上传下达。
上传什么?这是一个严谨的问题,不能什么都传,要有选择性,有重点、有特色、有代表性的东西传上去,否则领导嫌弃你眉毛胡子一把抓,脑瓜子进了水。在上传之前,你不要心急,更不能乱了方寸,先要归纳汇总,哪些是必须的,哪些是点到为止的,哪些是可以先缓一缓的,列好提纲,按先重后轻的程序,做到心中有底。在这里提醒一句,我所讲的备好提纲,并不是叫你写在纸上,而是记在心里,要不领导会不高兴,这点东西都记不住,不是傻不拉叽,就是思路混乱,自己给自己降低档次。至于上传的内容,可以是包罗万象,员工的想法,队伍的稳定状况,生产销售情况,奖金发放,岗位职名调整,以及张三有小动作,李四在什么场合说了不该说的话等等,反正是领导感兴趣的话题,领导不得不作出决定的事情,都要上传。上传时语言要精练,思路要清晰,层次要分明,因为领导的时间很紧,是管全面的,如果因为你的上传耽误他的时间,他是很反感的。另外要注意一个原则,掌握好上传的时机,领导与别人,特别是与有关部门的客人在谈话时,你别傻乎乎去上传,这是一个礼节礼貌的问题;领导在与其他班子成员谈话时,你也不能进入,因为你上传的事情很有可能是属于领导不想让别人知道的东西;再一个领导不高兴的时候不上传,否则你这是没事找事,会让你吃不了兜着走。
下传什么?就是领导交代的,布置的要求必须向下面传达的,还有领导没有明说的,但是有想法的,都属于这个范围。下传时没有时机限制,因为你是领导身边的人,你是代表领导的意思,不说拿鸡毛当令箭,狐假虎威,最起码你的调子可以高三分。下达时最好不要与员工直接发生关系,因为员工的想法不同,他就是干活拿工资,尤其是国企员工,他一天到晚牢骚满腹,怨三道四,你去跟他传达,素质高的表面答应了,背后就忘记了,倘若遇到横不讲理的,你很有可能自讨没趣,再则你也没有那么多时间与精力。向谁传达呢?当然是管理人员,即负责人传达。传达时要注意讲话艺术,必须要办的,而且有时间限制的,要加重语气,要强调,最好规定对方提前几天反馈上来,这样可以做到忙而不乱。至于那些杂七杂八的,你要根据每个人的个性区别对待,那些年轻有为的,还有发展空间的,还想上爬的,你不妨语气硬点重点,他一般不会有什么想法的。而对于那些老资格的,又没有上进欲望的,甚至连领导都敬畏三分的,你不妨给他灌点汤,说这事只有你办得好如何的,反正领导只注重结果,一般不讲过程,事情办好办坏都是你一个人的。
说到这里,我差点忘记了,办公室主任这个编制与职位尽管是单位的,但你千万别犯傻,实际是为一把手提供服务的,所以你的中心思想必须围绕一把手来转,而不是面面俱到,就算你八面玲珑,左右逢圆,也不可能把所有的领导都伺候好,严格的讲,这是立场与政治的问题,你不要怕别人讲狗眼看人低,在官场里面混,没有几把刷子,脸皮不厚,心肠不硬,立场不稳,嘴巴不甜,我劝你早点卷铺盖走人。
二、是端茶送水的
办公室主任在别人的眼里大小是个官。而在我的眼里,办公室如果还有几个办事人员的话,主任便是一个官,至少是个头。倘若办公室里的另外几个有事外出了,遇到领导那边来了客人什么的,办公室主任便不是一个官了,成了一名端茶送水的了。办公室主任一般不会计较扮演什么角色,办公室主任就是要学会能屈能伸,全心全意为领导服好务。如果你太把自己当回事,把自己当成一个官,等着别人来做这些杂七杂八的事,就很有可能要误事。一次吧领导可以原谅你,次数多了,领导先是找你谈话,给予严厉的批评。如果你屡教不改,执迷不悟,最后的结果便是让你,你的官基本上就到此为止了。所以说,办公室主任只要有点悟性,有点责任心,或者有点上进心,是不会计较临时担当端茶送水这个角色的。
办公室主任不能把端茶送水这项工作看成很简单的事,在官场里面就是一名学问。你首先得懂规矩,官有大小,官有重轻,这杯茶就要泡得有先有后,有浓有淡,有急有缓。茶杯也有讲究,倘若是清一色的新茶杯倒还好说,如果那排茶杯有光洁如镜的,有麻花带底的,有纹路带污的,就得格外小心了。一般而言是对官用杯,泡茶之前,要用最快的速度弄明白来者官的大小。怎么弄清楚?首先是看,官大者一般肚大腰圆,昂首挺胸,且绝对走在队伍的前列,第一个与领导握手,至于后面提包戴眼镜紧随其后的,不是秘书便是办公室主任这类的。其次是听,单位领导伸出双手与来客相握之前还会直接称呼其官名。如果这里面一个都不认识,你也用不着惊慌失措,定会有人主动脱离队伍,站在一旁逐一介绍。当然,你也不可能8小时坚守岗位,或许在上厕所的功夫,到后勤那里看几眼报纸的时候,就有一帮官员已经入座,这会儿,你只需用眼睛的余光瞄一下谁与领导挨得最近,就会心知肚明了。
办公室主任泡茶要会临机应变,如今的单位一般都购置了饮水机,来了二三位官员好应付,一人一杯。如果超过了这个数,饮水机就会亮红灯。怎么办?你千万别在那里傻等,这个红灯说不定故意跟你过不去,一亮就是好几分钟。单位领导见你傻头傻脑愣在那里,肯定会冲你吹胡子瞪眼。你得有第二套方案,把预备好的水壶拿出来,马上一一泡上,立即关门退出。这个过程你必须掌握一个原则,官大的用好杯子,茶用纯净水泡,不痛不痒的官用烧开的自来水泡,不要不好意思,也不要怕有人暗中骂你狗眼看人低,只要是官场里面混的人都深谙此道,理解你的难处。
办公室主任还要注意两个细节,就是领导外出时,你必须看看他的茶杯有没有泡好茶,如果没有,你就得抓紧时间泡好茶,捧着茶杯送到车上。如果领导安排你一同外出,你不但要泡好茶,而且在下车的时候,你得端着茶杯跟在领导后面。为什么要这样做?因为没有那个领导不讲派头的,不图虚荣心的,你让他面子光彩了,心情舒畅了,他会忘记你的好处吗?
三、是迎来送往的
办公室主任的工作很杂,没有上尊下和,左右逢圆,兵来将挡,水来土掩的能耐,最好不要涉及到其中。办公室主任最主要的任务,便是迎来送往,别看这事看似简简单单,实际里面的学问大着呢,从大处来讲是代表着单位的形象与素质,从小处来看,就是你主任水平高低的体现,应变能力强与弱的问题。一般而言,要做到如下几条:
首先是一张笑脸。当办公室主任的,喜怒哀乐不能表现在一张脸上,因为从你扮演这个角色开始,这张脸就不再属于自己的了。人家进入你的办公室,不是兄弟单位的,便是下面基层的,或者跨行业跨地区的,人家无事不登三宝殿,不管是熟悉的,还是陌生的,上门的都是客。你应该立即放下手中的工作,主动站起来打声招呼,送上一张笑脸,等待别人介绍完自己,具体要办什么事之后,你不妨递上双手,跟对方握一下,表示欢迎与尊重,给别人一种春天般的感觉。
其次是一杯清茶。爱动脑筋的办公室主任一般准备了几种茶,高档的,中档的,还有普普通通的,高档的自然给尊敬的客人,或者领导的亲戚朋友喝的;中档的就是给上面检查组人员,以及对方级别与单位相等的官员喝的;普普通通的就不言而喻了,是泡给那些杂七杂八的人喝的。你不要不好意思,只要手中有杯茶,一般人早已受宠若惊,是不会计较茶好茶坏的。遇到跟领导关系很铁的人,你不妨自作主张把专门配备给领导的好茶,泡上一杯给他,如果是配合默契的领导,他会说这茶连自己都舍不得喝的,意思就是连办公室的都知道咱们的关系不一般。
另外是一根香烟。烟与茶不同,烟一般是中档就可以了,为什么呢?上面检查组的人是最难对付的,也是鬼点子最多的,你开一根高档的烟给他,他不但不领情,反而觉得你的档次超过了他,他的心里就不平衡,就千方百计查出点问题,然后等着你跟他说好话,配好烟,喝好酒,当然这烟的档次也不能太低,否则以为你看不起他,没有拿他当回事。至于那些不痛不痒的上门者,你开一根中档的烟,他觉得你没有看轻他,就算是来找领导麻烦的,心里的气也会消了一半。
对于迎来送往尽管没有一个统一的标准,或者下发什么文件,但办公室主任要掌握好一个尺度,即领导的领导,或者政府官员级别高的,在接到电话通知后,要提前提醒领导到办公楼底下等待着,车子一到,你应该先打开车门,用手挡着车门顶部,防止领导的领导、官员的头部被碰撞,然后众星捧月般把他老人家请到办公室。接待标准如何把握呢?要具体情况具体安排,如果来的频率多的,标准一般不宜过高,要防备领导的领导说铺张浪费,如果是第一次来的,标准可以高一档,以示隆重与尊敬。遇到把握不准的事情,就要请示领导的意思了。
至于平级的兄弟单位领导来了,你就不用那么低三下四,紧张兮兮了,在办公室门外候着就行,倘若你走到办公楼下去迎接,就有作秀之嫌了。至于接待的标准可以根据对方单位的重要性,还有与自己领导的关系程度因人而异了。
领导的领导,以及政府官员要走时,你办公室主任应该在前面开道,防止意外的情况发生,并顺便负责打开车门。人家上车了,你得毕恭毕敬站立一旁,与他们挥手示意,装出一副依依惜别的样子,一直等待车子消失在视野里,你才能与领导一起撤回,你的接待任务才算完。
四、是玩文字游戏的
办公室主任最基本的条件要会写文章。写文章讲究一个缘分,文凭越高并不代表你的文章就写得行云流水,繁花似锦,文凭低的就写得不通,前言不搭后语,惨不忍睹。写文章靠的是悟性,就好像两个一同进行跳水训练的队员,同样的教练,同样的设施,同样的训练理念,有一个能夺世界跳水冠军,另一个却连省冠军都拿不到。
办公室主任写得最多的便是总结,月度有总结,季度有总结,半年有总结,年度有总结。总结怎么写?这个问题是摆在每个单位领导面前的头等大事,总结写得精精致致,领导形象生辉,办公室主任也跟着沾光露脸。总结写得颠三倒四,或者平淡如水,不但会给单位和领导脸上抹黑,严重的还会影响领导的官运亨通,一顶乌纱帽戴到老。所以,办公室主任不能把总结等闲视之,要把它提高到成绩与优点在此一总,缺点与错误在此一结的高度来认识。总结的基本模式是这样的,成绩摆足,尤其是有亮点、有新意、有特色的成绩,要大写特写。对于缺点与不足,有的要蜻蜓点水,一笔带过,有的既要讲主观,更加的是讲客观,要给上面一个信号:并不是单位与领导不尽力,而是天意不可违。总结的文字组合要突出领导英明决策,身体力行,措施得力,组织严密,效果明显等等,至于干部员工如何尽心尽力,劲往一处使,心往一处想,克服一切困难这类的则要点到为止,一定要达到这么一个效果:单位的成绩都是缘于一个坚强的领导班子,一个正确的英明的决策,是领导带领大家苦干加巧干的结果。总结的格式则是先回顾,重成绩,轻不足,顺便来点整改措施就比较完美了。如果要概括起来的话,就是条理清晰,结构合理,措词严谨。
办公室主任除了写总结,其它写得最多的便是材料了。材料包罗万象,有活动材料,有发言材料,有经验材料,有先进材料等等。
在这么多的材料中,带政治性质的材料最难写,给人的感觉就是弹棉花,如果要比喻得更贴切,就是打太极拳。相信各位都看过太极拳,进退自如,以推、挡、挪、格为主体,这样才能有效的保护自己,不让对方近身。“三讲”那回,领导们人人要过关,材料也相当严格,讲话也小心翼翼,怕上面的领导和同行们揪辫子。这材料怎么写?先摆问题,而这些问题都是带有共性的,就是说人人身上都可能会发生的,也就是隔靴抓痒的问题;接着针对问题进行深入的剖析,为什么会产生这些问题,要挖根源,找原因,查思想,看作风,要掘地三尺,给人一种不达目的誓不罢休的态势;最后才是定措施,定时间,从哪里入手,如何整改等等。按要求这是领导自己的事,绝大部分领导平时讲话长篇大论的,理论一套一套的,但真要他写个东西,比登天还难,这个时候办公室主任不写谁又能写?
如果说有什么材料好写的话,那就是领导的讲话材料比较好写。你是领导身边的人,是最了解他个性的人,他平时是喜欢咸的还是淡的,甚至领导一翘屁股,你都知道他要放的什么屁,所以说,领导的喜怒哀乐你最有发言权,熟悉的东西好写,笔走蛇龙,急急如奔兔。在领导的身边呆久了,他的水平几斤几两你都心中有数,遇到你喜欢的词组,想写进这个材料的话,得先考虑一下领导是否认识这句词组,倘若没有把握,又不想忍痛割爱的话,不妨在一旁写个同音词。
办公室主任写完材料后,尽管自我满意,也知道领导会中意,还必须得先送领导把把关,尽管他的写作水平没有你的十分之二,但有些领导就喜欢改动一下,这就是权力,这就体现了他的水平,在单位只有你听他的,永远不可能让他听你的,哪怕就一份材料这等小事都不行。
有些同志就会问:办公室还有其他人员,干嘛什么事情都要主任亲力亲为?这话说得好,俗话说:近墨者黑,近朱者赤。现在的领导疑心都很重,别人写的材料能掌握他的精髓吗?能对他负责吗?这既有不放心的问题,关键还有一个态度的问题。
五、是安排吃喝的
前面全部是讲的办公室主任如何忍辱负重,如何小心翼翼,如何吃苦受累的,导致没有干过办公室主任的博客朋友,以为这个位子有如坐针毡,如临深渊,如履薄冰的感觉,其实并不是这样的。俗话说得好:有失必有得。干办公室主任是辛苦,但享受的待遇与一般人有区别,只要有点良心的领导,肯定通过各种渠道会给予关照的,也就是另外开点小灶这类的。
干办公室主任最大的好处,便是在吃吃喝喝方面比别人要风光,他就相当于过去大户人家的总管,安排吃喝是他的职责,也是他的本份。这项工作看似简单,不就是吃顿饭吗?这您想错了,里面的窍门多着呢!尽管没有统一的标准,但至少得掌握以下几点。
一是要知道领导的口味。领导是单位的主心骨,前面讲过,从某种意义上说办公室主任就是围绕他来服务的,他是喜欢咸的还是喜欢辣的,或者酸甜的,你必须做到心中有数,甚至要细化到他具体青睐哪道菜,他是讲究排场的,还是随心所欲的。跟朋友出去吃饭的时候,要多一个心眼,遇到适合领导口味的饭店,在一个恰当的时机推荐给领导。当然,这里要掌握一个原则,倘若是讲排场的领导,如果那个店子的档次达不到他的标准,饭菜再符合他的口味,你也不会去的,这样有失他的身份,你还不如不说。
二是排坐位有讲究。领导的领导来了,大家往包厢里面一坐,办公室主任就要运神了,领导的领导肯定是坐主位,单位的党政正职一边一个陪同,后面的便是副职这类的,再是杂七杂八的,办公室主任的位置在哪里?这个时候你不妨低调一点,选择一个不显山不露水的地方,最好是服务员上菜的位置。有些上面陪同领导来的人员,喜欢讲点假客气,可能对你安排的坐位推三挡四的,你千万别信以为真,他该坐哪里还得坐哪里,否则为了一个坐位就得失了他老人家,这是最不划算的,要坚信一句话:上面官员的话有时信得有时信不得。
三是吃喝的档次有学问。如今的单位效益都不是太好,办公室主任点的菜,上的酒水,还有香烟就要根据实际情况灵活掌握了。领导的领导来了,要做到少而精,菜要有特色,酒要好酒,烟是极品的。当然,如果你有的放矢效果会更好,什么意思呢?你可以预先给领导的领导身边人打听一下,看他吃的方面有哪些癖好,这样领导的领导吃得开心,自己的领导也放心,至于那些不痛不痒的陪同人员就管不了那么多了。如果是单位与单位之间的吃喝,要看对方的份量与权力,还要看领导的心情,这个就由办公室主任灵活掌握了。
四是敬酒得讲套路。敬酒是门学问,是门艺术,领导的领导不管他喝不喝,酒你必须得准备好,倘若人家说喝一点,你这个时候再跑去拿酒,可能黄花菜都凉了,甚至他老人家误认为你诚心不足。他说不喝,你也别勉强,人家是一言九鼎,不喜欢被别人牵着鼻子走。敬酒时领导是主角,你是一个配角,甚至连这个角色都算不上,领导们在喝得欢声笑语,高潮迭起时,你只管督促**把喝完的杯子倒满就是。酒过三巡,这个时候你也应该意思一下了,首先从主角敬起,为了表示尊重,你必须得离开坐位到人家面前,领导意思你喝完,开了这个头,你就身不由已了,每人一杯,漏了谁都不行。
吃喝好了之后,办公室主任就要抓紧时间去签单或者买单。签单好啊!至少说明你在这家酒店里是尊贵的客人,是他们的座上宾,与亲戚朋友来这里吃几顿饭很方便,过年过节的他还不会忘记你,总要意思一下的。买单对于饭店来说是最喜欢的,不用上门去结账,有个别的办公室主任喜欢在发票里多开点数额,这事很有风险的,如果遇到老板嘴巴不稳,或者一位细心的领导,事情总有被揭穿的那一天。如果是这样,你前面的努力就算是白费了。
六、是跑腿开会的
看了这标题,有些曾经干过办公室主任,或者正在扮演办公室主任这个角色的可能有想法:我堂堂的办公室主任大小也是一个官,怎么到了这里跟小二似的。此言差矣!前面说了,办公室主任在单位的位置属于中流砥柱,是起着桥梁与纽带的作用,所以有些事情还非得你出面去办不可,这就是你办公室主任的价值。
我们先说跑腿吧!办公室主任一定要摆正一个心态,尽管你的编制是单位的,工资由上面或者财政发放,但某种意义上来讲,领导家里的大小事情也是属于你管辖的范围之内,还记得过去有句打油诗吗?领导的工资基本不动,领导的老婆基本不用......当然,我所指的并不是要你去代替人家尽夫妻义务,而是指领导家里的大小事情你必须去关照。如果你跟领导的关系很铁,又是属于脑袋里面想事的办公室主任,闭着眼睛也知道领导家里这段时间要缺少什么东西了,如液化气这几天可能要换了,大米已经维持不了这个星期了,原来提过去的几条香烟,几斤好茶应该差不多消耗完了等等。也许有人会问:这些事情可以叫办公室其他人去办的,为什么非得叫办公室主任亲自去跑腿呢?你想啊!领导家里所需要的东西都是不能摆在桌面上的,是见不得阳光的,否则其他的领导见了怎么办?他们同样要求享受这种待遇又该如何是好?俗话说得好:眼不见为净。为了减少不必要的麻烦,这种事情只能暗箱操作。你是领导身边的人,在办公室摸爬滚打了几年,嘴皮子也稳了,套路也都懂了,这些事情只能交给你办理领导才放心,再则这些发票报销起来也方便,领导知道,你也清楚,相互之间心知肚明就行了。倘若换了别人,嘴上无毛,办事不牢,拿这些事情在外面到处宣扬,以后叫领导怎么在台上讲话?怎么在单位树立威信?怎么稳定干部职工队伍?这一连串的问题表明这个人选非你莫属。
领导家里的这些小事是每个月要考虑的,还有一些事情是突发性的,也必须由你办公室主任亲自出面不可。如领导的父母身体出现了毛病,如他的七大姑八大戚有事相求,过去的同桌被公检法司机关给抓了等等。你也许会说,这些事情已经超出了我的能力范围之外,我就是使尽浑身解数也无力回天。其实,领导也知道你的能力有限,他并不是叫你去解决这些事,或者摆平这些麻烦,关键是个态度问题,一个面子问题。他的父母病了,送医院找医生,挂号交费,安排陪护与伙食什么的不可能叫领导自己动手吧?另外领导的父母病了,这个消息也不可能自己满世界去说吧!这都要通过你的嘴巴去告诉别人,而领导只管稳坐钓鱼台,看着熙熙攘攘的人群前去医院看望他的父母亲。至于那些难度比较大的事情,也就是说“了难”的事情,自然由领导出面,你只是在中间衔接一下,去办点实际的事情就可以了。领导只是把握大方向,不可能什么事情都亲力亲为的,否则,人家便不是什么领导了。你始终要记住,领导有领导的谱,领导有领导的尊严,领导有时候只要说说话就可以了,而不要做什么具体事情的。
办公室主任除了要替领导家里的大小事情跑腿,也要为单位的事情去跑腿。如某某干部职工家里有个大寒小事这类的,领导没有在单位,或者到外国去考察学习去了,一时半会赶不回来,而又必须急事急办的,这种时候你就成了领导的象征,尽管还有其他领导到场,但别人会把你当成单位的领导来尊重,因为谁都明白,领导不在,你就代表着领导,甚至你是带着领导的旨意来的。
当办公室主任的还要参加各种会议,领导经常开会,也常常主持会议,其实他也很讨厌开会,特别是别人在上面口若悬河,而他在下面干巴巴听的会议,他是最不喜欢参加的。领导有领导的想法,有的认为参加这样的会议浪费他的宝贵时间;有的看到别人四平八稳的坐在台上就心里不平衡;有的看到别人讲话的水平不如自己,就有一种酸溜溜的感觉。所以,这样的会议,领导能躲避就尽量会躲避,遇到那些杂七杂八的会议,而通知上只是说由某某单位参加的,领导就更加不把它当回事了。派谁去呢?最好的人选便是你办公室主任了。两种理由:一是你是领导最亲近的人,你参加了,代表着领导也参加了,对上面有个交待;二是你的级别很合适参加这种会议,比上不足,比下有余,有些会议上面布置的事情,还有些真要你具体抓落实的,所谓专业对口。所以,你不要觉得自己委屈,参加这样的会议不仅仅是一种摆设,要把它当成会会老朋友,结识新朋友的一种途径,提高自己在单位知名度的一个舞台。如果没有这种想法也不要紧,就当是到那里休息一会儿,你可以躲在某个角落里,美滋滋的睡一觉,运气好的话,也许还能做个好梦。这么一想,隔三差五的参加这种会议,你就觉得是件很美好的事情。
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